Allgemeine Geschäftsbedingungen der Ideato OG

Version 1.3.1 gültig ab 09.11.2019

Inhalt:

 

09.11.2019

 


© Ideato OG | AGB 1.3.1 gültig ab 09.11.2019
Herzogbirbaum 110
2002 Großmugl

 

 

 

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Allgemeines

Die Ideato OG (im Weiteren "Ideato") ist ein Unternehmen, das primär (aber nicht nur) Dienstleistungen auf dem Beratungssektor erbringt. Dabei orientiert sich Ideato an höchsten Qualitätsstandards. Ihre Anwendung wird an den Bedarf und die Wünsche der Klienten bestmöglich angepasst. Ziel ist in jedem Fall die Erreichung des vereinbarten Ergebnisses mit dem geringst möglichen Aufwand. Effizienz bedeutet aber auch, dass erforderliche qualitative Standards nicht unterschritten werden.

Ideato setzt die Norm ISO 20700 (Guidelines for management consultancy services) um, deren oberstes Ziel die Transparenz und die Effektivität ist. Die Norm versteht sich als praxisnahe Richtlinie, orientiert sich am Ergebnis der Dienstleistung und legt größten Wert darauf, den Klienten-Nutzen der Beratung in den Vordergrund zu stellen. Das setzt voraus, dass Ideato seine Klienten in allen drei Phasen der Projektbearbeitung umfassend informiert. Es gibt einen klar deklarierten Projektbeginn. Die Leistung von Ideato wird im Detail mit dem Klienten vorab gemeinsam festgelegt. Wenn die Ausführungsphase länger dauert, werden regelmäßige Kurzberichte über den aktuellen Stand abgegeben. Wo immer sachlich möglich, wird auch in der Schlussphase eine Projektabnahme durch den Klienten eingeplant. Grundsätzlich wird am Ende ein umfassender (schriftlicher und mündlicher) Projektbericht gegeben.

Diese transparente Vorgangsweise wendet Ideato in vereinfachter Form auch bei Kleinprojekten, Beratungsgesprächen und Coachings an.

 

 


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Geltungsbereich

Die Geschäftsbedingungen von Ideato gelten für die Ideato OG sowie für alle von Ideato verwendeten Marken (z.B. das "Forum Neue Autorität") und auch für die Tätigkeit aller Kooperationspartner, die von Ideato im Rahmen der Auftragserfüllung Subaufträge erhalten. Im Verkehr mit den Klienten von Ideato treten Kooperationspartner wie Mitarbeiter von Ideato auf. § 1313a ABGB findet auf sie sinngemäß Anwendung.

Für den Fall, dass einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein und/oder werden sollten, berührt dies die Wirksamkeit der verbleibenden Bestimmungen und der unter ihrer Zugrundelegung geschlossenen Verträge nicht. Die unwirksame ist durch eine wirksame Bestimmung, die ihr dem Sinn und wirtschaftlichen Zweck nach am nächsten kommt, zu ersetzen.

 

 


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Vertragsabschluss

Die Aufträge an Ideato werden schriftlich vereinbart. Hiervon ausgenommen sind lediglich

• einfache Beratungsgespräche, insbesondere auch solche, die z.B. zur Erfüllung einer gerichtlichen Auflage oder zur Schaffung einer gesetzlichen Voraussetzung dienen und

• klar umrissene, kleinere Einzelleistungen (z.B. bei der geringfügigen Adaptierung von Internetauftritten, Bildbearbeitungen etc.).

Liegt ein schriftlicher Vertrag für ein Projekt vor, so ist dieser vollständig, d.h., dass es keine mündlichen Zusatz- oder Nebenvereinbarungen gibt. Ergibt sich im Projektverlauf die Notwendigkeit zur Änderung des schriftlich erteilten Auftrages, so bedarf auch die Änderung der Schriftform.

Seitens Ideato werden Verträge durch einen Geschäftsführer geschlossen. Die Namen und die Adresse der Geschäftsführer sind im Firmenbuch beurkundet und auf der Homepage des Unternehmens veröffentlicht.

Sofern es sich beim Auftraggeber (Klient) nicht um eine Einzelperson handelt, unterfertigt er Aufträge an Ideato durch die hierfür legitimierten Organe. Auf Ersuchen von Ideato beschafft der Auftraggeber einen aktuellen Firmenbuchauszug und einen Auszug aus dem "Wirtschaftliche Eigentümer Register" und legt diese bei Vertragsabschluss vor.

 

 


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Auftragsinhalt / Vertragsinhalt

Der schriftliche Auftrag enthält

• die abstrakte, funktionale Beschreibung des gewünschten Ergebnisses bzw. des Projektzieles,

• (soweit schon absehbar) wesentliche, d.h. kostenrelevante Details der Umsetzung,

• die benötigten Ressourcen, wozu auch die verantwortlichen Ansprechpartner seitens des Auftraggebers und des Auftragnehmers sowie ihre Erreichbarkeit zählen,

• Projektstart und Projektende,

• wichtige Milestones im Projektverlauf,

• Schnittstellen (z.B. Unterlagen oder Informationen, die durch den Klienten oder durch Ideato zur Auftragserfüllung bereitgestellt werden müssen),

• die Bezeichnung allfälliger Kooperationspartner von Ideato, die im Projektverlauf tätig werden,

• die ausdrückliche Erklärung des Klienten, über die Verarbeitung der für die Auftagserfüllung erforderlichen personenbezogenen Daten informiert worden zu sein sowie seine Zustimmung, diese Daten teilweise oder zur Gänze bei explizit angeführten externen Unternehmen ("Auftragsverarbeiter") im Auftrag von Ideato verarbeiten zu lassen,

• eine abstrakte Regelung für den Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen im Projektverlauf,

• Kostenermittlung, Zahlungsziele und Modalitäten der Rechnungslegung.

 

 


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Kommunikation

Die Kommunikation zwischen Auftraggeber (Klient) und Auftragnehmer (Ideato) erfolgt über die im Auftrag festgelegten Kontaktpersonen. Sollten seitens des Auftraggebers bestimmte Informationen intern weiterverteilt werden müssen, trifft der Auftraggeber die dafür erforderlichen Vorkehrungen im eigenen Bereich. Die vom Auftraggeber im Wege der von ihm nominierten Kontaktperson an den Auftragnehmer übermittelten Informationen sind für den Auftragnehmer (Ideato) bindend und bedürfen keiner weiteren Abstimmung.

Werden seitens Ideato an die Kontaktpersonen Fragen herangetragen, geschieht dies entweder persönlich, telefonisch oder schriftlich über die von Ideato bereitgestellte sichere Plattform zum Datenaustausch (s.u., Abschnitt "Datenverkehr"). Der Auftraggeber stellt sicher, dass Fragen, die der Auftragnehmer an ihn heranträgt, längstens binnen einer Woche beantwortet werden. Sollte dies nicht möglich sein, erfolgt innerhalb einer Woche wenigstens eine Mitteilung an den Auftragnehmer mit der Bekanntgabe eines Termines, bis zu dem die vollständige Antwort des Auftraggebers übermittelt wird. Dies ist erforderlich, um eine zügige Projektabwicklung zu ermöglichen.

Stellt der Auftragnehmer Zwischenberichte oder Besprechungsprotokolle zur Kenntnisnahme und allfälligen Korrektur bereit, werden sie vom Auftraggeber binnen einer Woche zur Kenntnis genommen und allfällige Korrekturwünsche bekanntgegeben. Soferne der Auftraggeber nicht binnen einer Woche schriftliche Einwände erhebt und um entsprechende Korrekturen ersucht, gelten diese Unterlagen automatisch als durch den Auftraggeber approbiert.

 

 


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Datenschutz

Mit der Auftragserteilung nimmt der Auftraggeber (Klient) zur Kenntnis, dass der Auftragnehmer (Ideato) als Verantwortlicher i.S.d. DSGVO und der österreichischen Gesetze die personenbezogenen Daten des Auftraggebers im erforderlichen Umfang verarbeitet. Bei Beratungsgesprächen umfasst dies alle personenbezogenen Daten, die zur Auftragserfüllung und zur Abrechnung der erbrachten Leistung erforderlich sind.

Bei schriftlich vereinbarten Aufträgen wird der Umfang der erforderlichen personenbezogenen Daten im Vertrag näher bestimmt. Sofern sich im Projektverlauf die Notwendigkeit zur Änderung dieses Teils der Vereinbarung ergibt, wird der Klient (Auftraggeber) von Ideato darüber angemessen informiert.

Ideato gibt personenbezogene Daten im notwendigen Umfang auch an die Kooperationspartner weiter, die für die Auftragsbearbeitung gewonnen werden. Alle Verpflichtungen, die Ideato im Umgang mit Klientendaten treffen, werden auf diie Auftragsverarbeiter überbunden, soweit die sachliche Grundlage hierfür besteht. Die Verpflichtung zur Datenlöschung nach Ablauf der bekanntgegebenen Fristen trifft auch die Kooperationspartner.

Die erhaltenen Daten werden von Ideato auch für die projektbezogene Kommunikation, für die Ausstellung der Honorarnoten sowie für spätere Zuschriften verwendet, die im weitesten Sinn mit dem erteilten Auftrag im Zusammenhang stehen. In vollständig anonymisierter, d.h. nicht mehr personenbezogener Form können Daten durch Ideato manchmal auch für wissenschaftliche Zwecke herangezogen werden. Ideato achtet darauf, dass keine wie immer gearteten Rückschlüsse auf die Identität des Klienten (Firma) oder auf Einzelpersonen möglich sind.

Die Speicherung der personenbezogenen Daten bei Ideato erfolgt über die Dauer der Projektarbeit hinaus für drei Jahre. Danach werden die personenbezogenen Daten gelöscht, mit Ausnahme jener, deren Aufbewahrung gesetzlich länger vorgeschrieben ist. Diese werden in der Regel sieben, maximal jedoch acht Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Verbuchung des letzten (Teil-)Honorars erfolgt ist, aufbewahrt und danach gelöscht. Ausnahmen hiervon werden lediglich auf Ersuchen des Auftraggebers (Klient) festgelegt.

Mit der Erteilung eines Auftrages nimmt der Klient die Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Kenntnis und bestätigt dies durch seine Unterschrift.

Aus Gründen des Datenschutzes gibt Ideato keine Namen oder Firmenbezeichnungen von Klienten bekannt, es sei denn, dass gesetzliche Vorschriften dies verlangen. Ebenso veröffentlicht Ideato von sich aus keine Namen von Referenzklienten, außer mit deren ausdrücklicher Zustimmung. Gleiches gilt für den Inhalt von Aufträgen sowie für die Projektergebnisse. Sofern Ideato Aufträge als Datenschutzbeauftragter übernimmt, wird von der gesetzlich vorgesehenen Möglichkeit zur Entschlagung von der Aussage in behördlichen Verfahren und von der Verweigerung der Herausgabe von Unterlagen im zulässigen Umfang Gebrauch gemacht.

Sollte ausnahmsweise ein Auftrag die Weitergabe von Daten an Dritte zwecks Verarbeitung im überwiegenden Interesse des Klienten erforderlich machen, wird dies dem Klienten bekanntgegeben. Als Auftragsverarbeiter (Dienstleister) werden nur Unternehmen ausgewählt, die eine Verarbeitung in einem Staat der Europäischen Union garantieren und europäischem Datenschutzrecht unterliegen.

Sofern ein Klient während eines laufenden Projektes oder während der Bearbeitung eines Auftrags die Zustimmung zur Datenverarbeitung oder zur Auftragsverarbeitung verweigert, einschränkt, widerruft oder Löschung begehrt, ist dies einer vorzeitigen Kündigung des Auftrages durch den Klienten gleichzuhalten. Ab diesem Zeitpunkt werden neue Daten des Klienten nur dann verarbeitet, wenn dies zur ordnungsgemäßen Beendigung des Auftrages (allenfalls auch gesetzlich) erforderlich ist. Bereits gespeicherte Daten werden gesichtet und in jenem Umfang weiter verarbeitet, der gesetzlich vorgesehen bzw. sogar im Rahmen der Gesetze zur Dokumentation des Geschäftsvorganges erforderlich ist.

Die Überlassung von Daten an Dritte für deren eigene Zwecke und Absichten wird ausgeschlossen, selbst wenn es sich nicht um personenbezogene Daten handelt. Das betrifft selbstverständlich auch alle anderen Angaben, die Ideato vom Klienten im Zuge der Auftragserfüllung anvertraut werden.

Der Auftraggeber (Klient) verpflichtet sich im Gegenzug, die von Ideato erstellten Beratungsunterlagen als Geschäftsgeheimnisse von Ideato zu schützen, nur intern und nur an die mit dem Projekt unmittelbar befassten Personen weiterzugeben und den Umfang der intern weitergegebenen Informationen, die von Ideato stammen, an den Zweck der jeweiligen Bearbeitung anzupassen. Eine externe Weitergabe oder Verwendung von Projektunterlagen, die von Ideato erstellt wurden, darf - auch auszugsweise - nur mit schriftlicher Zustimmung von Ideato erfolgen.

Die teilweise Publikation eines Projektergebnisses durch den Auftragnehmer (Ideato) kann erfolgen, sofern die Identität des Auftraggebers dadurch nicht bekannt wird und damit keine Bekanntgabe von Geschäftsgeheimnissen des Auftraggebers verbunden ist. In der Regel wird Ideato den Auftraggeber (Klient) hiervon im Voraus in Kenntnis setzen und das Vorhaben mit ihm abstimmen.

Für Zwecke der Buchhaltung und Steuerberatung unterhält Ideato eine ständige Geschäftsbeziehung mit der WTS-INTAX Steuerberatung GmbH und Co KG. Im gesetzlich erforderlichen Umfang werden auch personenbezogene Daten an dieses Unternehmen durch Ideato zur Verarbeitung weitergegeben.

Zahlungseingänge werden beim Bankinstitut (Raiffeisen) verbucht.

 

 


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Datenverkehr

Ideato betreibt eine gesicherte Plattform für den Datenaustausch mit den Klienten ("nextcloud"). Die Verwendung dieses Tools für die Projektarbeit ist aus Gründen des Datenschutzes obligatorisch.

Die Klienten geben eine Mailadresse bekannt, die zur Identifikation dient. An diese Adresse werden durch Ideato die Zugangsdaten (Link) verschickt. Der Zugang zum freigegebenen Verzeichnis ist durch Passwort geschützt. Im beiderseitigen Interesse ist dieses Passwort durch den Klienten als Geschäftsgeheimnis zu behandeln und nur an jene Personen weiterzugeben, die unmittelbar mit der Bearbeitung des beauftragten Projektes betraut sind.

Die Benutzung der "nextcloud" erfolgt mittels eines beliebigen Browsers, es ist keine Softwareinstallation erforderlich. Die Klienten können über den Browser in den Ihnen zugewiesenen Ordner beliebige Files gesichert hochladen bzw. Files, die von Ideato dort bereitgestellt werden, gesichert downloaden. Die Standardgröße des zugewiesenen Ordners beträgt 2GB.

Durch die Bereitstellung der "nextcloud" kann sich der unverschlüsselte Mailverkehr zwischen Ideato und seinen Klienten (und umgekehrt) auf die Mitteilung beschränken, dass neue Dokumente in der "nextcloud" zur Kenntnisnahme hinterlegt wurden.

Namenskonvention: Um die Files im gemeinsamen Ordner chronologisch sortieren zu koennen, sind die Files strukturiert zu benennen, wie folgt: JJJJMMTT_meinFileName.xxx

Mit Beendigung eines Projektes, d.h. mit Ablauf der Zahlungsfrist für die ausgestellte Honorarnote wird der Zugang zum Ordner gesperrt. Es obliegt dem Auftraggeber, bis dahin alle Files, die er für die Zukunft benötigt, in seine eigenen IT-Systeme zu übernehmen. Ebenso ist es Aufgabe des Auftraggebers, in dem zugewiesenen Cloud-Verzeichnis jeweils so viel Platz freizuhalten, dass der zugeordnete Speicherplatz ausreicht bzw. nicht überschritten wird.

 

 


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Vertragsende

Grundsätzlich endet das Auftragsverhältnis mit dem vorgesehenen Projektende durch Erreichung des vereinbarten Projektzieles, ggfs. durch formelle Projektabnahme. Verträge, die auf eine bestimmte Zeit abgeschlossen werden, enden durch Zeitablauf.

Die vorzeitige Kündigung des Vertrages durch den Klienten ist aus wichtigen Gründen möglich.

Als vorzeitige Kündigung des Vertrages durch den Klienten aus anderen Gründen gelten insbesondere das nicht rechtzeitige Treffen einer projektrelevanten Entscheidung durch den Auftraggeber, die Vorenthaltung wichtiger Unterlagen oder Informationen, die Ideato zur Vertragserfüllung benötigt und anfordert, die Nichteinräumung von Rechten, die zur Auftragserfüllung notwendig sind, nicht abgesprochene (eigenmächtige) Veränderungen des beauftragten Werkes oder eigenmächtige Eingriffe in die Dienstleistung, das Begehren zur Löschung oder zur Einschränkung der Verarbeitung der erforderlichen personenbezogenen Daten sowie allgemein die Nichtbeachtung der im Vertrag vereinbarten oder logisch erforderlichen Mitwirkung des Klienten an der Auftragserfüllung.

Erweist sich die vereinbarte Auftragserfüllung im Laufe der Projektarbeit aus Gründen, die weder Ideato, noch der Klient zu vertreten haben, als unmöglich, so kann Ideato den Vertrag von sich aus vorzeitig beendigen. In diesem Fall wird lediglich der bis dahin getätigte Aufwand in Rechnung gestellt.

Im Fall der vorzeitigen Vertragskündigung durch den Klienten stellt Ideato grundsätzlich alle bis dahin aufgelaufenen Projektkosten sowie eine angemessene Abschlagssumme in Rechnung.

Zu den Projektkosten bzw. zum Aufwand zählt jedenfalls auch die Bereitstellung bzw. die Vorhaltung von Ressourcen (personell und materiell), die für die ursprünglich geplante Projektarbeit bis zu ihrem Abschluss benötigt worden wären. Dies bezieht sich z.B. auf Honorarvereinbarungen, die Ideato mit Kooperationspartnern abgeschlossen hat.

Tritt während der Auftragsbearbeitung die Zahlungsunfähigkeit des Klienten ein, beendet Ideato die Arbeiten. Gleichzeitig werden - unabhängig vom Bearbeitungsstand - die vereinbarten Gesamtkosten von Ideato fällig gestellt. Wurde ein aufwandsabhängiges Honorar vereinbart, so stellt Ideato den bis zu diesem Zeitpunkt getätigten Aufwand in Rechnung, wozu auch die Bereitstellung bzw. die Vorhaltung von Ressourcen zählt, die für den ursprünglich geplanten Projektabschluss benötigt worden wären.

Sofern zur Vorbereitung eines Vertrages (Auftrages) durch Ideato umfangreichere Vorarbeiten getätigt werden müssen, bevor der eigentliche Vertrag abgeschlossen wird, kann Ideato den damit verbundenen, vorab entstandenen Aufwand in Rechnung stellen. Dies insbesondere dann, wenn der eigentliche Projektauftrag nicht zustande kommt. Ideato setzt den präsumtiven Auftraggeber (Klient) hiervon in Kenntnis, bevor die Vorarbeiten aufgenommen werden.

Vereinbarte Beratungsgespräche, die nicht längstens 48 Stunden vor dem jeweiligen Termin durch den Klienten abgesagt werden, werden durch Ideato ohne Abzüge in Rechnung gestellt.

 

 


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Haftung

Ideato haftet für die ordnungsgemäße Erbringung der vereinbarten Leistung. Sofern es sich um reine Beratungsleistung handelt, beschreibt Ideato auch die entscheidenden Faktoren, die bei der Umsetzung von Empfehlungen zu berücksichtigen sind. Dem Klienten werden Handlungsoptionen samt den wichtigsten daran geknüpften Bedingungen und Folgen erläutert.

Die Beratung kann nur auf Basis der vom Klienten übermittelten Informationen erfolgen. Ideato schließt die Haftung für Beratungsergebnisse aus, die aufgrund unrichtiger, vorenthaltener oder durch den Klienten nicht übermittelter Informationen unrichtig, unvollständig oder falsch sind. Der Haftungsausschluss bezieht sich insbesondere auf die strafrechtlichen, zivilrechtlichen, verwaltungsrechtlichen und finanziellen Folgen der Umsetzung von Beratungsergebnissen.

Im Bereich seines eigenen Datenschutzes in der Rolle des „Verantwortlichen“ (i.S.d. DSGVO) verbleibt die Gesamtverantwortung kraft Gesetzes explizit beim Klienten und kann nicht auf den Berater bzw. den Datenschutzbeauftragten überwälzt werden.

Beratung ist eine wichtige Unterstützung, jedoch kein Ersatz für eigenes Entscheiden und Handeln des Klienten: Sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist, liegt am Ende eines Projektes oder eines Beratungsgespräches die Umsetzung in den Händen des Klienten, und er muss auch die dafür erforderlichen Entscheidungen und Anordnungen in seinem Verantwortungsbereich treffen. Ideato übernimmt keine wie immer geartete Haftung für die Folgen von Handlungen oder Unterlassungen des Klienten.

Ideato haftet nicht für die vollständige Erfüllung des Vertrages, wenn dieser vom Auftraggeber (Klient) vorzeitig beendet wird. Ebenso haftet Ideato nicht für die Vollständigkeit der Leistungserbringung, wenn der Vertrag aus Gründen, die weder der Auftraggeber (Klient), noch der Auftragnehmer (Ideato) zu vertreten haben, vorzeitig beendet werden muss.

 

 


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Rechnungslegung

Der Zeitpunkt der Rechnungslegung wird bei Auftragserteilung vereinbart. Die Honorarnote wird dem Auftraggeber generell in elektronischer Form (PDF) übermittelt und ist binnen zwei Wochen ab Ausstellungsdatum zu begleichen. Ausgenommen hiervon sind lediglich Barrechnungen für Kleinaufträge, die unmittelbar bei Übergabe fällig sind.

Sämtliche Beträge werden grundsätzlich in EURO (EUR) verrechnet.

Elektronische Honorarnoten werden grundsätzlich im gemeinsamen Ordner der "nextcloud" zum Download durch den Klienten bereitgestellt.

 

 


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Eigentumsvorbehalt

Körperliche und nicht-körperliche Bestandteile, die zur Auftragserfüllung für den Klienten durch Ideato beschafft oder angefertigt werden, insbesondere Geräte, Bestandteile, Software-Code, Fotos, Grafiken, Beratungsunterlagen etc., bleiben bis zur vollständigen Bezahlung des Honorars Eigentum von Ideato. Allfällige Nutzungsbeschränkungen, die für die gesamte Dauer der Nutzung des beauftragten Werkes gelten (z.B. aus Gründen des Urheberrechtes) werden ehestmöglich durch Ideato bekanntgegeben. Nutzungsformen, mit denen die Bekanntgabe von Geschäftsgeheimnissen von Ideato, seinen Partnern oder Lieferanten verbunden sind, sind ohne schriftliche Einwilligung von Ideato nicht zulässig.

 

 


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Gerichtsstand

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist das für den Unternehmensstandort des Auftragnehmers (Ideato) zuständige Gericht.

 

 


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Verweise

Für Aufträge, die von Ideato übernommen werden, gilt ausschließlich österreichisches Recht. Neben den o.a. Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Ideato gelten auch die von der WKO verlautbarten "Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Unternehmensberatung" i.d.F.v. März 2018.

 

 


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